L’ARS Guyane encourage ses partenaires à utiliser les formes dématérialisées pour les déclarations des programmes d’ETP, cependant, nous vous suggérons, avant toute déclaration sur l’honneur de programmes d’ETP, via le portail de déclaration, de privilégier la boite mail ETP de l’ARS Guyane ci-dessous. Ainsi, nous analyserons ensemble la complétude de votre déclaration, nous déterminerons les modalités de suivi, ainsi que la mise en conformité avec le cahier des charges national.
Cette procédure commune, nous facilitera la télédéclaration et nous évitera toute opposition à la mise en place de votre programme d’ETP ou une éventuelle mise en demeure, qui s’avère plus contraignante à la gestion des dossiers.
Les textes d'application de la loi "Hôpital, Patients, Santé et Territoires" relatifs à l'éducation thérapeutique du patient (ETP) ont été publiés au Journal Officiel du 4 août 2010. Ils ont été modifiés par un décret et un arrêté parus au Journal Officiel du 1er janvier 2021 :
- Décret n° 2020-1832 du 31 décembre 2020 relatif aux programmes d'éducation thérapeutique du patient
- Arrêté du 30 décembre 2020 relatif au cahier des charges des programmes d'éducation thérapeutique du patient et à la composition du dossier de déclaration et modifiant l'arrêté du 2 août 2010 modifié relatif aux compétences requises pour dispenser ou coordonner l'éducation thérapeutique du patient.
- Ordonnance du 18 novembre 2020 relative aux missions des agences régionales de santé.
Les mesures de simplification prévues par l'ordonnance portent sur le régime actuel d'autorisation qui est remplacé par un régime de déclaration. Le décret publié le 31 décembre accompagne cette ordonnance.
L'auto-évaluation quadriennale reposant sur l'analyse des auto-évaluations annuelles continuera à devoir être transmise aux ARS tous les 4 ans pendant la durée de vie du programme déclaré.
C’est un ensemble coordonné d’activités d’éducation animées par des professionnels de santé ou une équipe avec le concours d’autres professionnels et de patients. Ce programme est destiné à des patients et à leur entourage. Il concourt à l’atteinte de finalités (acquisition et maintien de compétences d’auto-soins, mobilisation ou acquisition de compétences d’adaptation encore nommées psychosociales). Il est sous-tendu par des approches et des démarches. Il est mis en œuvre dans un contexte donné et pour une période donnée. C’est un cadre de référence pour la mise en œuvre du programme personnalisé de chaque patient. Il définit dans un contexte donné : Qui fait Quoi, Pour qui, Où, Quand, Comment et Pourquoi mettre en œuvre et évaluer une éducation thérapeutique ? Il est spécifique d’une maladie chronique ou peut concerner des situations de polypathologies. Divers formats de programme d’ETP peuvent être définis. Un programme structuré d’ETP ne doit pas être une succession d’actes, ni un moyen de standardisation de la prise en charge auquel tout patient ayant une maladie chronique devrait se soumettre.
Les sociétés savantes et organisations professionnelles médicales et paramédicales, des groupes de professionnels de santé, les associations de patients peuvent prendre l’initiative de l’élaboration d’un programme structuré d’ETP.
Les partenariats entre les sociétés savantes et les associations de patients sont encouragés.
Établissements de santé publics et privés :
- Mode ambulatoire (hors HDJ)
- MCO
- SSR
- HAD
- Psychiatrie
Autres :
- Maison du diabète
- Association de professionnels de santé libéraux
- Association de patients
- Autre association
- Maison de santé/pôle de santé
- Centre municipal de santé
- Autre centre de santé
- Réseau de santé
- Centre d’examens de santé (CES)
- Régime obligatoire d’assurance maladie (hors CES)
- Mutuelle ou autre assurance complémentaire
- Fondation
- Municipalité
- Autre…….
Rappel : Conforment aux articles L.1161-1 et L. 1161-4 du code de la santé publique : « ... Dans le cadre des programmes (d’éducation thérapeutiques), ...tout contact direct entre le malade et son entourage et une entreprise se livrant à l’exploitation d’un médicament ou une personne responsable de la mise sur le marché d’un dispositif médical ou d’un dispositif médical de diagnostic in vitro est interdit...
Rappel : Les programmes (d’éducation thérapeutique),... ne peuvent être élaborés ni mis en œuvre par des entreprises se livrant à l’exploitation d’un médicament, des personnes responsables de la mise sur le marché d’un dispositif médical ou d’un dispositif médical de diagnostic in vitro ou des entreprises proposant des prestations en lien avec la santé...).
Les principales missions de l'ARS en matière d'éducation thérapeutique sont :
- Analyser la complétude des déclarations des programmes d’ETP et de leur conformité avec le cahier des charges national,
- Suivre la file active des bénéficiaires, grâce aux évaluations annuelles et quadriennales des programmes d’ETP déclarés et autres bilans d’activité,
- Accompagner les porteurs de projets ETP à dispenser une ETP de qualité sur l’ensemble du territoire, selon les bonnes pratiques et en conformité avec la nouvelle règlementation nationale,
- Organiser et encourager le développement de l’offre en éducation thérapeutique du patient dans chaque territoire, en fonction des spécificités locales et en lien avec « les objectifs du PRS-SRS »,
- Soutenir l’offre ETP de proximité et faciliter l’accessibilité aux parcours santé des bénéficiaires,
- Développer, soutenir les actions de préventions, d’éducation et de promotion de la santé des populations,
- Optimiser les ressources locales concernant l’offre ETP existante sur l’ensemble du territoire, afin de répondre à la demande et aux besoins des groupes populationnels en matière de santé publique.
Depuis le 1er janvier 2021, le régime de déclaration se substitue au régime d’autorisation des programmes d’ETP, en application d’une ordonnance du 18 novembre 2020 et d’un décret du 31 décembre 2020 .
L’arrêté du 30 décembre 2020 est le texte de référence concernant le régime déclaratif.
- Il comporte : en annexe I, le cahier des charges national applicable aux programmes d’ETP ;
- En annexe II, le modèle-type de dossier de déclaration de programme.
Il existe 2 procédures de déclaration :
- la déclaration initiale
- la déclaration de modification de programme.
Tout dépôt de dossier doit être effectué par voie dématérialisée sur le portail démarches simplifiées
Portail démarches simplifiée pour déclarer :
https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/declaration-programme-etp
Pour accéder au formulaire de déclaration, il est nécessaire de créer un compte sur le portail demarches-simplifees.fr en indiquant une adresse mail et un mot de passe de 8 caractères au minimum.
Attention : la boite mail utilisée pour la création du compte étant l’unique destinataire de l’ensemble des informations relatives au dossier (confirmation de dépôt, de passage en instruction et de complétude du dossier), les différents mails de suivi du dossier doivent impérativement être transférés pour information à l’ensemble des parties prenantes, en particulier la direction de la structure accueillant le programme.
3 cas de figure possibles :
- vous possédez déjà un compte sur demarches-simplifIiées.fr : cliquez sur « se connecter » puis renseignez votre e-mail et votre mot de passe de connexion
- vous ne possédez pas de compte et vous souhaitez vous connecter pour la première fois : entrez un e-mail, choisissez un mot de passe et cliquez sur « se connecter » ;
- vous possédez un compte France Connect : cliquez sur le bouton « France Connect », choisissez un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrez les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiées.fr est automatique.
Une fois le compte créé, un message contenant un lien d’activation est transmis à l’adresse mail renseignée.
Cliquez sur le lien d’activation pour valider définitivement votre compte et accéder au formulaire de déclaration.
Le formulaire de déclaration en ligne correspond au dossier de déclaration annexé à l’arrêté du 30 décembre 2020.
Une fois le dossier complété, il vous suffit de cliquer sur « déposer le dossier » pour finaliser votre déclaration.
L’analyse de la complétude des dossiers de déclaration est effectuée par l’équipe ETP ARS, DSP-PPS.
Le dossier est réputé complet si un accusé de réception complet a été délivré via le portail demarches-simplifiees.fr dans le délai de deux mois à compter du dépôt du dossier de déclaration, ou si aucun AR n’a été délivré dans ce délai.
La déclaration prend effet à compter de la date à laquelle le dossier est réputé complet, sans limite de durée. Aucun renouvèlement n’est donc nécessaire. En revanche, la transmission de l’évaluation quadriennale et autres bilans de suivi restent obligatoires.
Le décret n°2020-1832 du 31 décembre 2020 du 1 janvier 2021 remplace le régime d'autorisation des programmes d'éducation thérapeutique du patient. Il prévoit en outre un dépôt par voie dématérialisée de la déclaration des programmes auprès des agences régionales de santé et de la notification des modifications apportés à ces programmes. Il allonge également le délai au terme duquel le dossier de déclaration est réputé complet. Il crée une sanction administrative en remplacement de la sanction pénale préexistante, en cas de non déclaration du programme, de manquement aux exigences règlementaires ou de mise en danger de la santé des patients. Le code de la santé publique prévoit une amende de 30 000 € en cas de mise en œuvre d’un programme sans déclaration préalable (L. 1162-1 CSP).
Rappel : Un programme qui n’a pas été mis en œuvre dans les douze mois qui suivent sa déclaration ou qui n’est plus mis en œuvre pendant six mois consécutifs est réputé caduque.
La cessation du programme doit être déclarée à l’ARS Guyane via la boite mail ETP : ars-guyane-etp@ars.sante.fr dans un délai de trois mois à compter de sa prise d'effet.
Lorsqu'un programme déclaré ne répond pas aux dispositions du cahier des charges national ou est susceptible de mettre en danger la santé des patients, l’ARS peut ordonner la cessation du programme voire prononcer une amende administrative à l'encontre du ou des professionnels responsables du manquement, après mise en demeure.
Depuis l’arrêté du 14 janvier 2015, tous les intervenants (professionnels et patients intervenants) doivent être formés à la dispensation de l’éducation thérapeutique, et le coordonnateur, à la coordination de l’ETP. Ces compétences sont attestées par une formation théorique et pratique d’une durée minimale de 40 heures, conforme au référentiel des compétences fixé par l’arrêté du 2 aout 2010 modifié et dispensée par un organisme de formation agréé.
RGPD : Depuis le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) de 2018, le régime déclaratif a laissé place à un contrôle à posteriori exercé par la CNIL. L’exploitation des données afférentes aux programmes d’ETP ne fait plus l’objet d’une demande d’autorisation CNIL (excepté dans l’hypothèse de traitements de données à des fins de recherche). Pour autant, les responsables de programmes ETP, en tant que responsables de traitement de données, doivent à cette fin respecter un certain nombre d’obligations (voir le cahier des charges)
Télédéclaration via la démarche simplifiée :
Comment créez votre compte sur demarches-simplifiées.fr ?
- La création d’un compte est simple : il vous suffit de vous rendre sur : https://www.demarches-simplifiees.fr
- Indiquez votre adresse mail et un mot de passe de 8 caractères minimum.
- Un message vous est adressé sur l’adresse mail indiquée avec un lien d’activation afin de vérifier votre adresse. Vous êtes inscrit et pouvez commencer à déclarer votre programme.
Déclarez votre programme d’ETP en 3 étapes :
Étape 1 : Sélectionnez l’ARS auprès de laquelle vous souhaitez déclarer votre programme, avant de saisir votre demande.
Étape 2 : Remplissez le formulaire de déclaration du programme d’ETP qui intègre l’attestation sur l’honneur de conformité aux exigences règlementaires
Pour ajouter des intervenants de l’équipe , cliquez sur « Ajouter un élément de composition », c'est-à-dire un nouvel intervenant autant de fois que nécessaire
Pour ajouter des séances, cliquez sur « Ajouter un élément pour le contenu des séances du programme ».
►Joignez et téléchargez obligatoirement les 2 pièces justificatives suivantes :
- La charte d’engagement signée par tous les intervenants ;
- Un exemplaire du support utilisé pour le bilan éducatif partagé.
Un bouton vous permet de les télécharger depuis votre ordinateur.
Important : Une fois le dossier complété et enregistré, la déclaration est sous le statut de « brouillon » tant que vous ne l’avez pas déposée.
Étape 3 : déposez votre déclaration
Une fois terminé le remplissage de la déclaration è cliquez sur : « Déposer le dossier »
Le dossier passe alors du statut « brouillon » au statut « en construction ».
La personne qui s’est chargée de procéder à la déclaration, recevra le message attribuant un numéro de dossier.
Si besoin, les échanges avec l’ARS pourront se faire à partir de la messagerie intégrée au dossier.
La déclaration prend effet à compter de la date à laquelle le dossier est réputé complet.
Vous en serez informé par messagerie.
Rappel :
Le régime déclaratif annule le régime d'autorisation, par conséquent, le concept de « validité de quatre ans » est obsolète.
Cependant, l'évaluation annuelle, quadriennale et autres bilans d'activités de l'ETP restent en vigueur. Ces derniers sont indispensables à nos services, afin d'instruire vos déclarations et suivre l’offre ETP sur l'ensemble de notre territoire.
Si vous souhaitez demander un financement de votre programme ETP, à l’ARS Guyane, le formulaire spécifique, en pièce jointe est à compléter et à nous transmettre à la boite mail ETP :.ars-guyane-etp@ars.sante.fr
Afin de calculer votre financement au prorata de votre file active annuelle, nous vous remercions de nous informer du démarrage effectif de votre programme et de nous communiquer vos bilans d’activités, selon nos modalités de suivi ci-dessous.
Rappel des modalités de suivi concernant la déclaration des programmes d’ETP à l’ARS Guyane :
Chaque année vous devrez transmettre l’évaluation annuelle ou un bilan relatif à votre activité annuelle pour chaque nouveau programme et ce pour les quatre premières années.
Par ailleurs, les évaluations annuelles et quadriennales doivent expliciter la typologie de vos files actives de patients soit :
- D’une part les patients bénéficiant des activités d’ETP lors de leur hospitalisation et
- D’autre part ceux qui participeraient à ces mêmes activités en dehors d’une hospitalisation
Les consultations médicales, d’annonce du diagnostic, ne sont pas considérées comme des activités d’ETP.
Les évaluations quadriennales sont à transmettre par mail à notre boite ETP, deux mois avant la date anniversaire de votre déclaration de programme.
- Pour tout nouveau programme, l’équipe ETP de l’ARS Guyane est susceptible d’effectuer une visite sur site, afin de vérifier avec le coordinateur l’effectivité de la mise en œuvre du programme en cours.
►Nous vous rappelons que les modifications portant sur le changement du coordonnateur, les objectifs du programme ou la source de financement, doivent faire l’objet d’une nouvelle déclaration à l’ARS Guyane.
►À tout moment, les autres modifications doivent faire l'objet d'une notification spécifique en ligne, à la DGARS, via la boite ETP ou via la plateforme démarches simplifiées.
